6大職場溝通技巧，處理難搞的同事和主管
- 法憲教練
- 7月10日
- 讀畢需時 7 分鐘
已更新：7月29日
因為無法順利與同事溝通，而感到困擾？開會講半天像雞同鴨講？浪費時間，還讓氣氛越來越僵？在職場裡，我們會遇到來自不同背景、個性與做事風格的人。不是每個人都好溝通。這時候，懂得怎麼說話、什麼時候開口、又該怎麼設下界線，就成了關鍵。
文章目錄：
身為一位生涯教練 Life Coach，我經常陪伴客戶處理職場溝通上的卡關。
他們說：「我不知道怎麼開口才不會被當成情緒化」「我不想一直妥協，但又怕被說難搞」
也因此，越來越多職缺都明確把「溝通能力」當作必備條件，因為大家都知道：會溝通的人，才有機會推動改變、穩住關係、解決問題。
AndAction教練，讓溝通不再卡關
這篇文章，我會分享我常用的 6 大技巧：
6大職場溝通技巧
技巧1：先「聽懂情緒」，再回應工作內容
在職場上，最容易踩雷的溝通方式，就是對方有情緒了，你卻急著講邏輯、講流程。
很多人以為「處理問題就好」，結果卻在處理的第一句話，就把人惹毛了。
因為你忘了：對方來找你，不只是想解決事，而是帶著情緒來的。
你可以先觀察對方語氣與神情，辨識情緒訊號：
講話加快、壓力詞多（一定、很急、怎麼都） -> 焦躁、不安
話語斷裂、語氣低落、不看你眼睛 -> 失望、難過
冷冷丟一句「你看著辦吧」-> 憤怒、挫折
接著，用以下這些同理句型讓你站穩情緒現場：
「我感覺你現在有點急／壓力蠻大的？」
「你聽起來對這件事有點不太舒服。」
「我能理解這個結果會讓人很挫折。」技巧2：不要硬碰硬，改用「提問」引導對方思考
當對方處在「情緒腦」的時候，邏輯會自動下線。你越想講道理，他只會越想反擊。這時候你不是該說服他，而是讓他「說服自己」，這樣才能達成有效的人際溝通。
所以你可以用問句代替反駁。讓對方自己講出問題：
「你覺得這件事最大問題是在哪一段？」
「你希望我現在回應的是哪個部分？」
「我們現在是在討論責任，還是未來該怎麼處理？」AndAction 教練培訓課程
技巧3：把模糊的話「具體化」，避免猜心疲勞
職場上最折磨人的，從來不是多難的任務，而是講不清楚卻一直丟要求的人。
「我覺得這不夠好」
「這感覺有點怪」
「再快一點、再完整一點、再有感覺一點」
這種「模糊語言」，最容易讓人情緒內耗、效率崩盤，因為你永遠在對別人的腦補版本交作業。
所以，不要急著做，先釐清定義
你可以直接問：
「你說的『不夠好』，是指哪一部分？」
「這邊你覺得『怪』，是圖的色調？還是文字口氣？」
「你說要快一點，是明天中午前？還是今天下午就要？」
技巧4：職場溝通要有底線，該收的爛攤子要分清楚
難搞的主管和同事，不會因為你忍耐就放過你，相反的，他們會變本加厲。本來只是幫忙一次，久了卻變成「誰的爛攤子你都要收」。
因此，你需要讓對方也負起後果，學會承擔，把「誰負責什麼」說清楚，避免模糊責任：
「我可以先把目前進度報告上去，但這部分是由你負責的內容，還是需要你提供說明。」
「這件事我無法完全處理完畢，我會註明目前是誰負責的區段還沒完成。」技巧5：不認同≠對抗，學會「平和說不」
成熟的職場溝通，不是一直說好，而是會選擇什麼時候說不。
在說「不」時，你可以先肯定對方的立場，接著清楚說明「我為什麼現在不行」，如果你願意，可以再提個替代方案。
肯定：「我知道你希望能快點完成這部分，這點我完全可以理解。」
為什麼不行：「但我目前已經有三個專案在跑，若再接這一件會影響整體品質。」
提替代方案：「不過你可以問B同事，他比較熟這部分。」技巧6｜有些人不值得你深談，拉遠距離
以上五個技巧，適用於還有「調整空間」與「互動意願」的人。
不過總有那麼幾個人，溝通就像對著牆講話，還會反咬你沒同理、你很難搞、你誤解他、你情緒勒索他。
你說一句，他回三句；你想解決，他只想發洩。
這種人，你不需要跟他深談，你需要的是：拉開距離、降低接觸、保護自己。
改變成「低接觸模式」
講重點、說明事實，不給情緒出口
降低即時互動頻率，改用文字／文件處理
不主動寒暄
AndAction教練，讓溝通不再卡關
技巧（項目內容） | 適用情境 | 簡單小總結 | 一句提醒（Punchline） |
技巧1：先「聽懂情緒」，再回應工作內容 | 對方情緒高漲、急躁或防禦時 | 不急著處理事，先回應情緒，等對方覺得被理解後再談細節。 | 先懂人，再談事。 |
技巧2：用「提問」取代對抗 | 遇到固執己見、容易爭論的同事或主管 | 提問能讓對方自己看見問題，比硬碰硬更容易讓對話進入合作狀態。 | 問，比說更有力量。 |
技巧3：把模糊回饋「具體化」 | 常覺得溝通不在同一個頻率上 | 把抽象詞變成具體行動，避免浪費時間猜測，快速進入解決。 | 別猜心，問清楚。 |
技巧4：設立界線，不承接所有責任 | 別人把爛攤子丟給你、責任模糊的時候 | 清楚劃分角色與範圍，避免被當成「職場垃圾桶」。 | 會說「這不是我該負責的」，也是專業。 |
技巧5：拒絕也能保持關係 | 別人拜託你超出負荷的工作，或臨時加任務時 | 拒絕不是壞人，誠實表達立場並留給對方替代方案，反而更受尊重。 | 說「不」不是拒絕人，是保護品質。 |
技巧6：啟動低接觸模式，避免無效對話 | 面對長期負能量、溝通無效的對象 | 用短訊息、避開寒暄，把專注力回到工作，保護專業與心理界線。 | 溝通不是犧牲自己，而是保護能量。 |
職場溝通不是每件事都要配合，有原則比討好重要
在職場上，會說話是一種能力，但懂得哪裡該沉默、什麼時候該說不、如何保護自己又不破壞關係，那才是真正的溝通智慧。
你不需要配合所有人，也不必讓每段對話都結束在「你好棒」或「謝謝你幫我」。
更重要的是清楚表達自己、願意理解別人，但不因此壓抑自己、不讓底線模糊、不為了「別人舒服」而讓自己委屈。
真正成熟的溝通，是：守住自己的原則，也尊重別人的邊界。
這些，都是可以學的。
關於職場溝通的 FAQ 問與答
1. 如果主管或同事「一直情緒化」，會不會是我該換工作？
不一定馬上要換工作，但這可能是檢視「環境適配度」的訊號。
先觀察：這種情緒化是暫時的壓力反應，還是組織文化的常態？如果後者，問自己：「如果我變得更會溝通，會有什麼改變？」是只能止血，還是能讓組織開始健康成長？
如果確定無能為力，不是你的衝動反應，那「換工作」或許是個正確決定。
2. 當我覺得「一直是我在懂人」很累，怎麼辦？
懂人的能量需要循環，如果你總是輸出而沒有被回應，最終就會乾涸。
所以，下一步不是硬把自己關起來，而是練習讓別人有機會懂你：
在信任的對象面前，丟出一句「我現在也需要被聽懂」。
刻意停下來分享一點「真實狀態」，而不是整理過的版本。
甚至允許自己有點「不懂人」，看會不會有人走過來理解你。
3. 怎麼判斷是「溝通問題」還是「價值觀不合」？
如果同一個衝突，換了三種溝通方式都還是卡住，很可能不是技巧問題，而是價值觀或結構上的衝突。
這時候比起修正話術，更重要的是「拉高層次」去看：我們的目標是否一致？彼此的「好壞判斷」是否差太多？這能避免你無止境地優化對話，卻沒動到真正的卡點。
4. 我已經用盡溝通技巧，但對方完全不動，怎麼辦？
當對方不動時，專注於「我怎麼調整自己的行動，讓這個合作還能前進？」甚至設計流程來減少碰撞。
有時候職場上最好的溝通不是更多對話，而是把系統改成「不需要那麼多對話也能運作」。
5. 說「不」不會變成壞人，有可能嗎？
有可能，但前提是你要先放棄「想當每個人的好人」。
「不」之所以容易被誤解，不是因為拒絕本身，而是因為對方以為：你拒絕的是他這個人，不是這件事。
所以讓「不」變溫柔的方法，不在於包裝多好聽，而在於傳遞這個訊號：「我拒絕的是這個需求，不是你這個人。」
實際上，你甚至不用多講一句客套話，只要保留連結：
「這件事我暫時做不到，但我還是想參與討論。」
「這次我先不接，但之後有類似的合作我還是有興趣。」
當對方感覺到「你還在關係裡」，那個「不」反而會讓你更立體、更真實，而不是壞人。
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